HotlineCác bạn thân mến. Nếu có dự định đi du học Nhật Bản hoặc đi Nhật theo diện thực tập sinh thì chắc hẳn bạn đã từng nghe đến cụm từ “giấy tư cách lưu trú Nhật Bản” hay còn gọi là “COE Nhật”. Đây được xem như một loại giấy thông hành để bạn có thể sinh sống, học tập và làm việc tại Nhật một cách hợp pháp.
Vậy COE Nhật là gì? Hồ sơ xin tư cách lưu trú Nhật Bản gồm những gì? Làm thế nào để không bị trượt COE Nhật? Tất tần tật thông tin sẽ được Taiyou giải đáp giúp bạn ngay sau đây!
1. GIẤY TƯ CÁCH LƯU TRÚ NHẬT BẢN - COE NHẬT LÀ GÌ?
1.1. Khái niệm giấy tư cách lưu trú Nhật Bản
Giấy tư cách lưu trú Nhật Bản hay COE (viết tắt của Certificate of Eligibility) là giấy xác nhận tư cách lưu trú hợp pháp dành cho người nước ngoài có dự định lưu trú trên 90 ngày tại Nhật Bản. Giấy COE Nhật Bản cho phép người nước ngoài có thể tham gia các hoạt động, học tập, làm việc với tư cách như một công dân Nhật Bản. Bất cứ công dân nước ngoài nào sinh sống tại Nhật nhưng không có COE Nhật sẽ bị coi là cư trú bất hợp pháp và bị trục xuất về nước. Hiện giấy tư cách lưu trú tại Nhật Bản được cấp bởi Cục Xuất Nhập cảnh Nhật Bản.1.2. Phân biệt COE đi Nhật và visa đi Nhật
Nhiều người thường nhầm lẫn hai loại giấy tờ COE Nhật và visa (thị thực) đi Nhật là một, hoặc cho rằng đi Nhật du học hay xuất khẩu lao động thì chỉ cần xin giấy tư cách lưu trú Nhật Bản mà không cần phải làm thủ tục xin visa đi Nhật nữa.Thực tế, đây là hai loại giấy tờ hoàn toàn khác nhau. Để xin được visa đi Nhật thì trước tiên bạn phải được cấp giấy tư cách lưu trú tại Nhật. Ngoài ra, cơ quan chịu trách nhiệm cấp hai loại giấy phép này cũng khác nhau. COE Nhật được duyệt và cấp bởi Cục Xuất Nhập cảnh Nhật Bản. Còn visa Nhật Bản được cấp bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam.
1.3. Những đối tượng nhập cảnh vào Nhật Bản cần có giấy tư cách lưu trú
Như đã nói ở trên, giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật là giấy tờ bắt buộc phải có với những công dân nước ngoài lưu trú tại Nhật trên 90 ngày. Vì vậy, với những trường hợp sang Nhật trong thời gian ngắn hạn như đi du lịch, hội họp, công tác ngắn hạn, thăm nom người thân thì không cần phải làm hồ sơ xin tư cách lưu trú Nhật Bản.Hiện tại theo quy định của Chính phủ Nhật Bản, COE Nhật được cấp cho 27 đối tượng thuộc các loại hình hoạt động học tập và làm việc dài hạn như sau:
- Du học
- Lao động – Kỹ thuật viên – Nghiệp vụ quốc tế
- Giáo dục
- Y tế
- Giáo sư
- Nghiên cứu
- Luật và Kế toán
- Kinh doanh – Quản trị
- Truyền thông báo chí
- Luân chuyển công tác trong doanh nghiệp
- Kỹ năng
- Nghệ thuật
- Tôn giáo
- Hoạt động văn hóa
Trong số các loại hình hoạt động kể trên thì có hai loại hình phổ biến người Việt Nam thường xin chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản chính là du học và lao động.
2. NHỮNG HÌNH THỨC XIN GIẤY TƯ CÁCH LƯU TRÚ NHẬT BẢN CẦN BIẾT
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản là loại giấy được cấp có thời hạn nhất định phụ thuộc vào thời gian học tập và làm việc mà công dân nước ngoài đã đăng ký. Vì vậy, ngoài thủ tục xin COE Nhật lần đầu, trong quá trình sinh sống tại Nhật bạn sẽ cần làm thủ tục xin gia hạn giấy tư cách lưu trú tại Nhật Bản hoặc xin chuyển đổi tư cách lưu trú Nhật Bản trong một số trường hợp cần thiết.2.1. Xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản lần đầu
Xin giấy tư cách lưu trú tại Nhật lần đầu là thủ tục được áp dụng cho học sinh, sinh viên, thực tập sinh kỹ năng, kỹ sư đặc định... lần đầu sang Nhật học tập và làm việc. Thời gian xin COE đi Nhật lần đầu với du học sinh sẽ mất khoảng từ 2 đến 3 tháng, với người lao động/thực tập sinh từ 1 đến 2 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ.Vậy COE Nhật có thời hạn bao lâu? Thời hạn COE Nhật lần đầu là 6 tháng với diện thực tập sinh, 1 năm với diện kỹ sư và 1 năm 3 tháng với diện du học sinh. Khi hết hạn COE Nhật lần đầu, du học sinh và người lao động cần làm thủ tục gia hạn tư cách lưu trú Nhật Bản để tiếp tục được ở lại Nhật học tập và làm việc.
2.2. Gia hạn tư cách lưu trú tại Nhật
Thời điểm giấy chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản lần đầu sắp hết hạn, công dân nước ngoài cần làm thủ tục gia hạn COE Nhật nếu không muốn bị trục xuất trở về nước. Trước khi quyết định phê duyệt gia hạn tư cách lưu trú cho bạn, Cục Xuất Nhập cảnh Nhật Bản sẽ tiến hành điều tra thời gian bạn đã sinh sống tại Nhật trước đó để xem xét bạn có đủ điều kiện được gia hạn COE Nhật hay không. Thời gian xin gia hạn tư cách lưu trú Nhật Bản mất khoảng 15 – 30 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ.2.3. Chuyển đổi tư cách lưu trú Nhật Bản là gì?
Chuyển đổi tư cách lưu trú Nhật Bản là thủ tục bắt buộc cho công dân đã hoàn thành xong chương trình học tập và làm việc theo diện visa đã đăng ký trước đây, muốn chuyển sang dạng tư cách lưu trú của người đi làm, kết hôn với công dân Nhật Bản hoặc chuyển từ dạng sống độc thân sang dạng tư cách lưu trú gia đình. Thời hạn của giấy tư cách lưu trú Nhật Bản sau khi chuyển đổi sẽ phụ thuộc vào mục đích lưu trú trong hồ sơ xin xét duyệt.Cần lưu ý rằng trước khi được chấp thuận chuyển đổi tư cách lưu trú, công dân nước ngoài đã tham gia vào hoạt động lưu trú khác sẽ bị phạt vì lý do vi phạm luật nhập cảnh, thậm chí có thể bị cưỡng chế trở về nước.
3. HỒ SƠ XIN GIẤY CHỨNG NHẬN TƯ CÁCH LƯU TRÚ GỒM NHẬT BẢN GỒM NHỮNG GÌ?
3.1. Hồ sơ xin giấy tư cách lưu trú Nhật Bản dành cho diện du học sinh
Đối với diện học sinh, sinh viên, để làm hồ sơ xin COE du học Nhật Bản cần chuẩn bị những loại giấy tờ như sau:- Đơn xin tư cách lưu trú Nhật Bản
- Bằng tốt nghiệp, bảng điểm bậc học cao nhất (bản gốc + công chứng). Nếu chưa có bằng tốt nghiệp cần có giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, sau đó nộp bổ sung sau khi có bằng.
- Chứng minh thư hoặc căn cước công dân (bản công chứng)
- Sổ hộ khẩu gia đình (bản công chứng)
- Giấy khai sinh (bản sao)
- Bản scan tất cả các trang của hộ chiếu
- Sơ yếu lý lịch hoặc bản kê khai thông tin cá nhân và tóm tắt quá trình làm việc theo mẫu
- Giấy xác nhận công việc (nếu đã đi làm)
- Hồ sơ chứng minh tài chính, thu nhập, tài sản
- Ảnh thẻ cỡ 4x3 chụp trong 03 tháng gần nhất, yêu cầu chụp rõ khuôn mặt, không đội mũ, không có hậu cảnh Toàn bộ giấy giờ cần được công chứng dịch thuật sang tiếng Nhật.
3.2. Hồ sơ xin giấy tư cách lưu trú tại Nhật Bản dành cho người lao động
Với người lao động đi Nhật theo diện thực tập sinh hoặc kỹ sư đặc định, hồ sơ xin cấp COE Nhật bao gồm những loại giấy tờ sau:- Đơn xin chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản
- Bằng tốt nghiệp bậc học cao nhất (bản gốc)
- Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn cao nhất hoặc Giấy chứng nhận đương chức hoặc Giấy chứng nhận thời gian công tác
- Chứng minh thư hoặc Căn cước công dân (bản công chứng)
- Giấy khai sinh (bản sao)
- Sổ hộ khẩu (bản công chứng)
- Bản scan tất cả các trang của hộ chiếu
- Giấy xác nhận dân sự
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Sơ yếu lý lịch, tóm tắt quá trình học tập và làm việc
- Giấy chứng nhận đóng thuế thị dân, thuế thu nhập cá nhân
- Ảnh thẻ cỡ 4x3 chụp trong 03 tháng gần nhất, yêu cầu chụp rõ khuôn mặt, không đội mũ, không có hậu cảnh
Tất cả các giấy tờ cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Nhật.
4. QUY TRÌNH THỦ TỤC XIN CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN TƯ CÁCH LƯU TRÚ NHẬT BẢN
Thông thường, thủ tục xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật sẽ do công ty tư vấn du học phối hợp với phía nhà trường bên Nhật hoặc xí nghiệp tại Nhật Bản thực hiện thay cho du học sinh và người lao động.Quy trình xin cấp COE đi Nhật gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ xin cấp COE cho Cục Xuất Nhập cảnh Nhật Bản
Bước 2: Cục Xuất Nhập cảnh xét duyệt hồ sơ và gọi điện phỏng vấn (thường là ngẫu nhiên và không có lịch hẹn trước)
Bước 3: Thông báo kết quả (thời gian chờ trong 01 – 03 tháng)
Bước 4: Gửi về giấy COE để làm thủ tục xin visa đi Nhật
Cần đặc biệt lưu ý rằng từ ngày xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú Nhật Bản thành công, trong vòng 03 tháng trở lại công dân nước ngoài cần phải tiến hành xin visa Nhật Bản. Trong thời gian 03 tháng kể từ ngày có visa, nếu không nhập cảnh Nhật Bản thì công dân nước ngoài sẽ vĩnh viễn không thể đi Nhật nữa.
5. TRƯỢT COE NHẬT VÀ NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG ĐỂ NÂNG CAO TỶ LỆ ĐỖ COE ĐI NHẬT
5.1. Nguyên nhân trượt tư cách lưu trú Nhật Bản
Nhật Bản quy định rất khắt khe và nghiêm ngặt trong quá trình xem xét thông tin trong hồ sơ. Chỉ một lỗi sai rất nhỏ cũng có thể là nguyên nhân khiến hồ sơ xin giấy tư cách lưu trú Nhật Bản bị đánh trượt. Ngoài ra, nguyên nhân cũng có thể xuất phát từ lý do khách quan như do công ty tư vấn du học/xuất khẩu lao động thiếu uy tín hoặc do hộ khẩu địa phương đã có nhiều đối tượng sang Nhật vi phạm pháp luật.Một số nguyên nhân trượt COE Nhật thường gặp như sau:
- Thông tin trong hồ sơ xin COE đi Nhật bị sai lệch, không trùng khớp giữa các giấy tờ như ngày tháng năm sinh, số CMND...
- Trả lời phỏng vấn sai thông tin trong hồ sơ đã khai. Thông thường Cục Xuất Nhập cảnh sẽ gọi phỏng vấn COE vào thời điểm đột xuất mà không hề báo trước, có thể gọi cho công dân xin COE hoặc người bảo lãnh liên quan. Nếu câu trả lời đưa ra không trùng khớp với thông tin trong hồ sơ xin cấp giấy tư cách lưu trú tại Nhật thì sẽ bị đánh trượt.
- Giấy tờ bị làm giả hoặc nghi ngờ làm giả - Người xin tư cách lưu trú tại Nhật thuộc đối tượng bị cấm nhập cảnh vào Nhật Bản
- Thực tập sinh kỹ năng có hộ khẩu tại vùng có nhiều đối tượng phạm pháp, tỉ lệ đậu COE Nhật không cao
- Công ty tư vấn du học và xuất khẩu lao động Nhật Bản không đủ tư cách bảo lãnh hoặc có dấu hiệu phạm pháp
- Trượt tư cách lưu trú Nhật Bản do người bảo lãnh không thể chứng minh được khả năng chi trả chi phí ổn định, liên tục trong suốt quá trình học tập của học sinh
Đối với những trường hợp trượt COE Nhật đến từ nguyên nhân khách quan do công ty môi giới hoặc do địa phương có nhiều người phạm pháp, công dân có thể làm đơn xin giải trình và cấp giấy tư cách lưu trú Nhật Bản lần 2.
5.2. Những lưu ý quan trọng để nâng cao tỉ lệ đỗ tư cách lưu trú Nhật Bản
Để nâng cao tỉ lệ đậu COE Nhật, học sinh sinh viên và người lao động cần lưu ý những điều quan trọng như sau:- Chuẩn bị hồ sơ xin tư cách lưu trú Nhật Bản thật đầy đủ và kỹ lưỡng trong thời gian càng sớm càng tốt. Tránh “nước đến chân mới nhảy” gây ra sự vội vàng, hấp tấp dễ dẫn đến sai sót.
- Đảm bảo bản thân và người bảo lãnh đều đã ghi nhớ hết thông tin khai trong hồ sơ. Tránh trường hợp Cục Xuất Nhập cảnh gọi phỏng vấn không trả lời được hoặc trả lời sai thông tin.
- Đối với du học sinh, lựa chọn trường học phù hợp với năng lực bản thân và điều kiện tài chính của gia đình. Việc chọn trường phù hợp còn giúp tăng tỉ lệ đậu COE Nhật cao hơn.
- Lựa chọn công ty tư vấn du học và xuất khẩu lao động uy tín. Ngoài việc tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, chính xác thì các công ty uy tín còn tạo dựng được độ tin cậy vững chắc với các cơ quan hành chính, luật pháp, từ đó nâng cao tỉ lệ đậu COE đi Nhật.
